4 pasos para transformar tus números en decisiones

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4 pasos para transformar tus números en decisiones

Directores, Gerentes se enfrentan a la dificultad de no disponer de la información clave, en el momento justo para la toma de decisiones de una forma fácil de analizar y explorar. ¿Qué clientes dejaron de comprar un producto? ¿Qué productos no se venden? ¿Qué producto incrementó sus ventas y en qué sucursal? son algunos ejemplos que el negocio debe conocer en tiempo real, sin embargo, los reportes estáticos de la mayoría de los sistemas de información, hoy, no brindan fácilmente esta información.

Adicionalmente, la información puede provenir de diferentes empresas de un mismo grupo económico, estar alojada en diferentes sistemas de información, estar clasificada con diferentes criterios según el país y tener errores por excesiva intervención humana, entre otros factores, lo cual dificulta el análisis de las ventas, gastos, productos, sucursales, vendedores, marcas, evolución, stock, deudores, rentabilidad, clientes, presupuesto, gestión comercial.

A continuación, las preguntas que deberías hacerte para aprovechar la potencialidad de la tecnología, con el fin de analizar y pronosticar el desempeño de tu empresa.

1. ¿Qué información tienes disponible?

Si bien depende del grado de madurez, hay muchas empresas que tienen datos en múltiples sistemas y planillas Excel, así como datos que no está registrada en un mismo sistema, ni accesible en forma centralizada.

Por ejemplo, una empresa del rubro farmacéutico cuenta con un sistema para el inventario, materia prima y producción, por otro lado, para facturación, ventas, gastos y otra información relacionada a los clientes, como visitas o contactos y no está registrada en forma centralizada ni clasificada con un mismo criterio.

2. ¿Cuáles son las fuentes de información?

Es necesario identificar los diferentes orígenes de datos. Empresas que producen, comercializan, importan, exportan, pueden disponer de varios sistemas de información tanto para facturación, producción, materia prima, inventario, clientes, además de incontables planillas Excel y otras fuentes.

Es conveniente diseñar las alternativas para realizar una conexión automática, sin requerir intervención manual. También lograr que toda la información relevante esté disponible y accesible. En algunos casos, el equipo de Fibase inclusive desarrolló una aplicación web a medida de la empresa para el ingreso de información relacionada con las visitas de vendedores, y así poder analizar la relación entre las visitas efectivas a un cliente y las ventas realizadas a éste.

Consolidar toda la información a través de conexiones automáticas con todas las fuentes y combinar las diferentes dimensiones de datos para un análisis integrado, es un desafío que la tecnología puede resolver.

3. ¿Cuentas con la información estandarizada?

Un buen ejemplo para explicar este paso es con el concepto de Visita Efectiva mencionada en el punto anterior. Si no existe un criterio único y bien definido, cada vendedor podría clasificar si una visita fue efectiva con criterios diferentes. En este caso, el análisis de la relación entre las visitas efectivas y las ventas a un cliente perdería significado. Esto mismo aplica para clasificar y analizar por producto o servicio, por cliente, por gasto, por inversión, entre otros.

En este punto se debe tener un criterio único para el registro y clasificación de toda la información que se requiera analizar.

4. ¿Tienes un modelo para analizar tu negocio?

En este punto deben estar identificados el conjunto de indicadores que miden la performance y evolución del negocio, los cuales detectan oportunidades y alertan desvíos.

Como un ejemplo, una empresa farmacéutica que importa materia prima, produce, comercializa y distribuye, basa su modelo de análisis en ¿Cuánto le vendí a un Cliente de un producto y por qué canal lo hice?, también pueden surgir preguntas claves como ¿Cuánto corresponde pagar de comisión a un vendedor por producto y marca? o ¿Cuántas visitas efectivas realizó un vendedor a un determinado cliente en el mes?

También información relevante para no quebrar stock, ¿Cuáles productos dispararon tus ventas? O ¿Qué producto dejó de venderse?

Finanzas365 es una solución rápida de implementar que mejora la toma de decisiones brindando toda la información relevante de una empresa en forma consolidada, integrada, fácil de analizar y combinar en tiempo real. Da la posibilidad de contar con un conjunto de reportes dinámicos y con información específica según necesidad. Consolida información desde múltiples orígenes de datos y sistemas de información (ERP, CRM, planillas Excel, Sistemas web) y los conecta automáticamente. Entre los beneficios, la incorporación de un proceso basado en etapas que permite preparar a las empresas a la utilización de tecnologías como machine learning y modelos predictivos.

Más información https://bit.ly/33z7FgK

Sergio Riestra
Sergio Riestra

Director | Fibase